عنوان تصویری کلی از محتوای مقاله یا مدرک را نشان میدهد ، چکیده مختصر جزئیات بیشتری را ارائه می دهد و به سوالات اساسی آن اشاره می کند ، چکیده بلند جزئیات بیشتر و همه پرسش های تحقیق را بیان می کند. هرچه اطلاعات بیشتری ارائه شود ، بازنمود با وضوح بیشتری حوزه مدرک را تعیین کرده و به احتمال زیاد مطالب بیشتری را برای خواننده بیان می کند. هر چه بازنمود بلندتر باشد نقاط دسترسی بیشتری نیز فراهم می آید . با این دیدگاه می توان به  2 نوع نمایه سازی قائل بود : 1- Selective indexing  نمایه سازی گزیده ، که مستلزم اختصاص فقط 5 اصطلاح یا نقطه بازیابی به مدرک است که در این شیوه تقریباً برابر است بت اصطلاحات موجود در عنوان مدرک که تنها دیدی کلی از محتوای مدرک ارائه می دهد 2- Exhaustive indexing نمایه سازی جامع ، که اصطلاحات و نقاط بازیابی بیشتری را فراهم می آورد و محتوای خاص موضوعی مدرک را ارائه کرده و نمایه ساز با بررسی عنوان ، چکیده ، مقدمه ، پاراگرافهای آغازین و پایانی ، نتیجه مدرک وارد مرحله نمایه سازی موضوعی شده و جزئیات خاص تری را از مدرک معرفی می نماید.